Implementación del Modelo de Comunicación

Comunicación efectiva

Modelo de implementación para una PyMe

La comunicación efectiva es crucial para el éxito de cualquier organización, especialmente en una pequeña y mediana empresa (PYME) donde los recursos son limitados y la colaboración es vital. A continuación, se describen los pasos, responsables por área, entregables y la posible duración de la implementación de un plan de comunicación efectiva en una PYME.

Pasos para la Implementación

1. Diagnóstico de la Situación Actual

- Responsables: Recursos Humanos (RRHH) y Dirección General

- Entregables: Informe de diagnóstico

- Duración: 2 semanas

El primer paso es evaluar la situación actual de la comunicación dentro de la empresa. Esto incluye identificar las fortalezas y debilidades, los canales de comunicación existentes y las barreras que pueden estar afectando la eficiencia. En resumen es conocer el modelo actual de comunicación en la organización.

2. Definición de Objetivos

- Responsables: Dirección General y Gerentes de Área

- Entregables: Documento de objetivos

- Duración: 1 semana

Establecer objetivos claros y medibles para la mejora de la comunicación, tales como mejorar la claridad y el acceso a la comunicación, aumentar la participación de los colaboradores y reducir los malentendidos.

3. Desarrollo de un Plan de Comunicación

- Responsables: RRHH y Dirección de Comunicación

- Entregables: Plan de comunicación

- Duración: 3 semanas

Crear un plan detallado que incluya estrategias, herramientas y tácticas para alcanzar los objetivos establecidos. Esto puede incluir la implementación de nuevas plataformas de comunicación, la organización de reuniones regulares y la promoción de una cultura de revisión y diálogo.

4. Capacitación y Desarrollo

- Responsables: RRHH y Gerentes de Área

- Entregables: Programas de capacitación

- Duración: 4 semanas

Capacitar a los colaboradores en habilidades de comunicación, incluyendo la escucha activa, la comunicación no verbal y el uso efectivo de las herramientas de comunicación digital.

5. Implementación del Plan

- Responsables: Todos los departamentos

- Entregables: Ejecución del plan

- Duración: 8 semanas

Poner en práctica el plan de comunicación, asegurándose de que todos los interesados estén involucrados y comprometidos con el proceso.

6. Monitoreo y Evaluación

- Responsables: Dirección General y RRHH

- Entregables: Informes de evaluación

- Duración: 4 semanas

Monitorear el progreso del plan de comunicación y evaluar su efectividad mediante encuestas, entrevistas y análisis de indicadores clave de rendimiento (KPIs). Ajustar el plan según sea necesario para asegurar la mejora continua.

Responsables por Área

- Dirección General: Liderar el proceso y asegurar el compromiso de todos los niveles de la organización.

- Recursos Humanos (RRHH): Facilitar la capacitación y el desarrollo de habilidades de comunicación.

- Gerentes de Área: Implementar el plan en sus respectivos equipos y promover una cultura de comunicación abierta.

- Dirección de Comunicación: Desarrollar y gestionar las estrategias de comunicación.

Entregables

- Informe de diagnóstico

- Documento de objetivos

- Plan de comunicación

- Programas de capacitación

- Informes de evaluación

Duración Total Estimada

La implementación completa de la comunicación efectiva en una PYME puede durar aproximadamente 22 semanas, lo que incluye tiempo para la evaluación inicial, desarrollo y ejecución del plan, y la fase de monitoreo y evaluación.